Det ble innført en felles personvernlov i EU og Norge 25. mai 2018, kalt GDPR (General Data Protection Regulation). En ny norm for behandling av personopplysninger og informasjonssikkerhet i idretten ble vedtatt av Idrettsstyret 14. desember 2017.
For oss som idrettsklubb gjelder følgende (utdrag fra veileder fra NIF):
”Norges Idrettsforbund og tilknyttede organisasjonsledd kan innhente og bruke slike opplysninger med hjemmel i «medlemsavtalen». Det betyr at når en person blir medlem i idretten har idretten lovlig grunnlag for registrering og behandling av nødvendige personopplysninger.”
”Dersom personen har oppgitt mobiltelefonnummer/e-postadresse, er dette å anse som et samtykke til at organisasjonsleddet kan kontakte vedkommende per e-post og SMS med bakgrunn i medlemsavtalen.”
PERSONVERNERKLÆRING
Denne personvernerklæringen gjelder for Fagerheimen tennisklubb (FTK) (organisasjonsnummer 993 637 491). FTK er ansvarlig for lagring og behandling av personopplysninger som samles inn på nettsidene tilknyttet klubben.
Informasjon innhentes og håndteres i overensstemmelse med bestemmelsene i GDPR (General Data Protection Regulation), den nye personvernsforordningen i EU som tredde i kraft mai 2018.
Følgende opplysninger innsamles:
- Navn
- Kontaktinfo (telefon og adresse)
- Fødselsdato og kjønn
- Hvilke medlemskap, kurs og arrangementer medlemmer har deltatt på
- Familierelasjoner
- Faktura- og betalingshistorikk
Opplysninger innhentes:
Gjennom registrering i Spond
Gjennom registrering i banebookingsystemet
Gjennom registrering i nøkkelsystem Iloq
Gjennom registrering i Google skjema
Formålet med innsamlingen er:
Administrasjon av klubbens medlemmer og aktiviteter
Tilby god medlemsservice og gi informasjon om relevante aktiviteter
Administrere betalinger og påmeldinger
Hvem behandler informasjonen:
Tilgang til personopplysninger er tilgangsstyrt, og frivillige som har behov for tilgang til data for å kunne utføre sine verv får tilgang etter behov. Tilganger opphører når behovet er opphørt.
Personer utenfor klubben vil ikke gis tilgang til personopplysninger. Unntaket for dette er representanter for systemeiere som nevnt i punktet under, for å ivareta support mv.
Hvor lagres informasjonen:
Innhentet informasjon lagres i medlemssystemet Spond, banebookingsystemet og i nøkkelsystemet Iloq
Fakturerings- og betalingshistorikk lagres i medlemssystemet Spond
Ved behov lagres informasjon i styrets filområde på Google Drive
Eposter ligger i ftk sin gmail
Kontaktinfo til styremedlemmer legge inn i NIF sitt system KlubbAdmin
Påmeldinger lagres i Google Forms (som fases ut våren 2022)
Hvordan slettes opplysningene?
Informasjon kan slettes på oppfordring fra medlem
Opplysninger på medlemmer som ikke har vært aktive på to år slettes fra Spond, banebookingssystemet og Iloq
Medlemsopplysninger i Google Drive og Forms slettes umiddelbart etter behovet har opphørt
Personopplysningene deles ikke med utenforstående, kommersielle tredjeparter.
Rettigheter
Som medlem og bruker av nettsidene våre har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene som vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.
Som medlem mottar du også viktig informasjon om våre aktiviteter og tilbud direkte fra vårt medlemssystem. Dette er informasjon som følger medlemskapet.
Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.
Kontaktinformasjon til Fagerheimen tennisklubb
Fagerheimen tennisklubb
Fagerheimgata 19
0569 Oslo